5 erros na folha de pagamento que você deve evitar

As falhas e os erros na folha de pagamento são problemas muito comuns encontrados nas empresas hoje em dia. Com tantas obrigações e normas, não é nada assustador o fato de muitos empresários acabarem se confundindo com algumas questões.

Entretanto, saber identificar e buscar alternativas para corrigir erros dentro do mês é essencial para que possíveis problemas sejam solucionados antes que gerem transtornos maiores.

Foi pensando nisso que resolvemos escrever este artigo. Nele, vamos mostrar os 5 principais erros na folha de pagamento que você precisa evitar. Acompanhe!

1. Manter dados centralizados

Permitir que todos os dados da sua folha de pagamento fiquem centralizados apenas em um computador pode ser extremamente arriscado para a sua empresa. Isso porque, apesar de a tecnologia garantir uma boa segurança para as informações de uma companhia, ainda é muito comum ocorrerem problemas que fazem as empresas perderem absolutamente tudo o que foi armazenado em um único lugar.

Isso não significa, entretanto, que os dados da sua folha de pagamento devem estar espalhados pelos quatro cantos da empresa. O que você precisa fazer para garantir a segurança dessas informações é investir em backups e, de preferência, em diversas mídias.

2. Abrir brechas para falhas na previsão de custos

Ignorar alguns custos reais, mas que só se concretizam em situações futuras, pode ser extremamente prejudicial para a sua empresa. Porém, muitos empresários ainda acabam esquecendo de provisionar alguns custos essenciais que envolvem a folha de pagamento, como 13° salário, férias e rescisões.

Assim, para evitar ter problemas na hora de pagar algum desses proventos, o ideal é que você provisione, todos os meses, a fração correspondente e faça a reserva. Assim, quando chegar o dia do pagamento, você terá todo o recurso necessário para tanto.

Isso também evitará que você seja forçado a recorrer a recursos financeiros vindos de bancos ou outras instituições para cobrir esses custos. Geralmente, os empréstimos para esses objetivos costumam ter juros altos com prazos pequenos para pagamento.

Assim, além de ter que pagar os proventos, você deverá arcar com os custos financeiros que empréstimos ou financiamentos podem gerar para a empresa, prejudicando a saúde financeira do seu negócio.

3. Ignorar as mudanças na empresa

Outro erro muito comum no âmbito empresarial e que está diretamente relacionado à folha de pagamento envolve aquelas pessoas que ignoram a situação específica de algum trabalhador, como retorno de licenças, promoções, agendamento de férias, entre outros.

Imagine, por exemplo, uma situação em que você acabe pagando o salário de um colaborador que está em férias, sendo que ele já recebeu o valor ao qual tinha direito antes de tirar os dias. Acredite, isso pode ocorrer e não é uma situação isolada e difícil de acontecer.

Isso pode gerar um transtorno enorme para a empresa, sem mencionar o fato de que poderá prejudicar a relação entre empregado e empregador.

As mudanças que ocorrem dentro da companhia precisam ser registradas em um livro de ocorrências ou em outra forma de registro que o empresário achar mais conveniente. O objetivo principal é manter todos esses dados sempre atualizados e facilmente acessíveis, para que, assim que surgir uma dúvida, em poucos minutos, você consiga saná-la.

4. Não acompanhar as alterações na legislação trabalhista

Um dos erros mais comuns que ocorrem nas empresas é a falta de conhecimento da legislação trabalhista. Esse tipo de problema, além de fragilizar a relação entre empregado e empregador, também coloca a empresa em riscos jurídicos de pagamento de multas e indenizações.

A lei que regulamenta as relações de emprego é muito extensa e de difícil entendimento. Como se isso já não fosse suficiente, existem outras questões legais que também influenciam, como os acordos e as convenções coletivas, as orientações jurisprudenciais e as decisões de ministros do Tribunal Superior do Trabalho.

Com tantas normas, não é segredo nenhum que a maioria dos empresários acaba por não observar todas elas da forma ideal, ocorrendo, nesses casos, o descumprimento de algumas, o que pode levar a empresa a ter problemas na justiça do trabalho.

Nesse contexto, é importante que você possa contar com a ajuda de organizações de outsourcing que já têm profissionais altamente qualificados para ajudá-lo a gerir todas as questões trabalhistas da sua empresa e atender às exigências da lei.

5. Não observar prazos para cumprimento de obrigações

Aproveitando o gancho do item anterior, outro erro muito comum na folha de pagamento e na gestão de questões trabalhistas é o descumprimento de algumas obrigações. Recentemente, fomos apresentados a uma nova obrigatoriedade que vem tirando o sono de muitos empresários — o famoso eSocial.

Essa é uma obrigação acessória que surgiu para eliminar uma série de outras que já estavam ultrapassadas. Entretanto, até que todos os empresários consigam se ajustar à nova exigência, muita coisa ainda precisa ser preparada e organizada no ambiente das empresas.

Portanto, é fundamental que você tenha real atenção aos prazos para cumprimento de suas obrigações, independentemente de serem relacionadas ao pagamento de impostos, ao fechamento da folha de pagamento e ao envio do arquivo do eSocial.

Além disso, é importante que você possa contar com a ajuda de uma empresa de outsourcing para trabalhar em conjunto na área trabalhista. Um prestador de serviços como esse pode organizar todas as questões relacionadas aos seus funcionários, contribuindo para que você possa cumprir com as obrigações trabalhistas de forma correta e nos prazos exigidos.

Além disso, você poderá centralizar sua atenção, seu foco e seu trabalho nas atividades que, efetivamente, proporcionam retorno financeiro ao seu negócio, tendo mais tempo para negociar com fornecedores, relacionar-se com clientes e gerenciar sua empresa. Tudo isso com a tranquilidade de saber que todas as questões trabalhistas do seu negócio estão sendo devidamente cumpridas.

Ao evitar erros na folha de pagamento, você contribui para a melhoria da satisfação dos seus colaboradores, além de mostrar aos órgãos que fiscalizam as relações de trabalho que a sua empresa está preocupada em cumprir com todas as suas obrigações da forma correta.

Gostou do artigo que preparamos? Que tal saber mais sobre esse assunto? Então, entre em contato conosco e fale com um de nossos especialistas. Teremos um prazer imenso em atendê-lo!

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