Admissão de empregados: como funciona e quais são os documentos necessários?

Um processo que deve ser realizado com atenção por uma empresa para evitar problemas trabalhistas no futuro — como processos judiciais e multas dos fiscais do trabalho — é a admissão de empregados. Existem vários aspectos que precisam ser conhecidos pelos gestores responsáveis, como os documentos necessários, transmissão de eventos ao eSocial, entre outras questões.

Este conteúdo traz informações sobre o cumprimento das obrigações trabalhistas, garantindo regularidade da empresa perante a lei. Leia este artigo para saber mais!

Como funciona o processo de admissão de empregados?

Abaixo estão as principais etapas que devem ser seguidas pelo departamento de Recursos Humanos (RH), que é responsável pela contratação e gestão dos colaboradores.

Processo seletivo

O processo seletivo é um conjunto de etapas aplicadas pela empresa para identificar as pessoas mais adequadas para o cargo. Ele pode englobar:

  • divulgação da vaga ao público;
  • análise dos currículos ou portfólios entregues;
  • realização de testes de conhecimentos;
  • entrevistas com os candidatos;
  • dinâmicas em grupo, entre outras.

Aprovação do candidato

Depois de identificar os melhores candidatos, a empresa deve se preparar para cumprir as obrigações legais, como coletar seus documentos, assinar sua carteira e fazer seu cadastro no eSocial.

Essa é uma escolha bastante importante pelo fato de haver muitos custos e obrigações, por isso é recomendável que a organização encontre possíveis talentos, que são os colaboradores que se identificam com a missão do negócio da empresa.

Principais Tipos de Contrato de Trabalho

Existem diferentes tipos de contratos de trabalho que podem ser feitos entre a empresa e o novo colaborador, cabendo uma consulta com os especialistas da RM Consult que poderão te ajudar nesse quesito, são eles:

  • por experiência: modelo mais comum, que pode ser feito por até 90 dias e prorrogado uma única vez (observar convenção coletiva de trabalho-CCT).
  • por prazo determinado: o prazo vencerá após um determinado período de tempo. O seu limite é de 2 anos, podendo ser prorrogado uma vez em até 2 anos;
  • de trabalho temporário: firmado para substituir um funcionário temporariamente. Ele não pode exceder 180 dias e pode ser prorrogado por mais 90.
  • Intermitente: Trazido pela Reforma Trabalhista, o contrato intermitente se dá onde há prestação de serviços, com subordinação, mas não contínua, ocorrendo alternância de períodos de prestação de serviços e de inatividade, podendo ser em horas, dias ou meses, independentemente do tipo de atividade do empregado e do empregador, 
  • Tempo Parcial de Horas: Aquele cuja duração não exceda a 30 (trinta) horas semanais, sem a possibilidade de horas suplementares semanais, ou cuja duração não exceda a 26 (vinte e seis) horas semanais, com a possibilidade de acréscimo de até seis horas suplementares semanais.

Regulamentação da Admissão

Aqui estão as diversas obrigações da empresa, como o exame admissional feito por um médico do trabalho, coleta de documentos, cadastro no eSocial e registro na Carteira de Trabalho (CTPS) do empregado.

Saiba que a Portaria n.º 1.065/19 oficializou a Carteira de Trabalho Digital com o objetivo de facilitar o processo. Basta que o empregador tenha o CPF do funcionário em mãos para fazer o registro por meio do eSocial.

Quais são os documentos necessários para admissão?

No momento em que o colaborador assinará a carteira, a empresa deve solicitar os seguintes documentos do candidato:

  • CTPS (substituída pela CTPS Digital, ou seja, pelo CPF);
  • foto 3×4 recente;
  • cópia do RG e CPF;
  • comprovante de residência com CEP;
  • título de eleitor, se acima de 18 anos;
  • certidão de nascimento de filhos de até 21 anos;
  • inscrição no PIS/PASEP, se já teve emprego anterior;
  • cadastro profissional em órgão de classe, se houver;
  • comprovante de escolaridade (para estágio e jovem aprendiz);
  • certidão de nascimento (se solteiro) ou casamento (se casado);
  • certificado de reservista ou alistamento militar, para homens entre 18 e 45 anos;
  • Exame de Saúde Ocupacional (ASO), que é de responsabilidade e custo da empresa;
  • Carteira de vacinação de filhos com até 7 anos e comprovante de frequência escolar para filhos maiores de 7 anos, exigido para o salário-família.

Segundo o art. 2º da Lei n.º 5.553/69, os documentos pessoais do empregado precisam ser devolvida ao funcionário em até 5 dias úteis após a admissão, mesmo as cópias.

Quais são os dados fundamentais para concluir a formalização da admissão?

  • Data da Admissão;
  • Salário;
  • Função;
  • Departamento;
  • Horário de Trabalho;
  • Tempo de contrato de experiência.
  • Outros proventos como: alimentação, refeição, gratificações, bônus e etc.

Quais são os documentos que não podem ser exigidos?

A empresa pode solicitar outros documentos dependendo da natureza do cargo. Se o colaborador deve dirigir, por exemplo, a organização pode pedir apresentação da CNH e exame toxicológico (custo da empresa).

No entanto, não se pode exigir documentos que provoquem constrangimento ou tenham caráter discriminatório, caso contrário o negócio pode arcar com processos e multas. Alguns desses documentos são:

  • certidão negativa de ações trabalhistas, que é um documento que mostra que o colaborador não entrou na justiça contra antigos empregadores;
  • comprovação de nome limpo, como certidão emitida por cartório de protesto ou pelo SPC/Serasa;
  • dados sobre antecedentes criminais, salvo se for compatível ao cargo. Um exemplo é se o funcionário gerenciará dinheiro da empresa;
  • exame de gravidez ou esterilização;
  • exame de HIV.

Como cadastrar o novo colaborador no eSocial?

A organização deve enviar as informações ao eSocial, obrigação acessória criada pelo Governo Federal que integra os dados fiscais, trabalhistas e previdenciários que são gerados pelas empresas. Isso é feito pelo envio de dois eventos que serão explicamos a seguir.

S-2190

O evento S-2190 – Admissão de Trabalhador Registro Preliminar é enviado até o dia anterior do início das atividades do funcionário. Ele não é obrigatório, mas permite que a empresa informe o restante dos dados até o dia 7 do mês seguinte.

S-2200

O S-2200 – Cadastramento Inicial do Vínculo e Admissão/Ingresso de Trabalhador, é obrigatório e deve ser comunicado até o dia 7 depois do mês de contratação. Ele consiste na transmissão completa das informações do colaborado ao eSocial, como seus documentos pessoais, horário de trabalho, entre outros.

Estão no art. 2º da Portaria n.º 1.195/19 as informações que devem ser anotadas na Carteira de Trabalho Digital e envias ao eSocial, até um dia antes do início das atividades do colaborador. Os dados são:

  • CPF;
  • salário;
  • data de admissão;
  • data de nascimento;
  • matrícula do empregado;
  • categoria do trabalhador;
  • natureza da atividade;
  • código da Classificação Brasileira de Ocupações (CBO);
  • tipo de contrato e prazo de término, se houver.

Até o dia 15 do mês após a admissão do empregado, devem ser incluídas as informações:

  • nome complexo, sexo, endereço, nacionalidade e grau de instrução;
  • descrição da função e cargo;
  • descrição do salário variável;
  • dados e nome dos dependentes do funcionário;
  • horário de trabalho;
  • local de trabalho.

Não fazer esse envio gera uma multa de R$ 402,53 a R$ 805,6 por funcionário, podendo ser dobrada caso seja repetida.

Como a RM Consult pode te ajudar nesse processo?

Diante de tantas regras e obrigatoriedades legais, pode ser difícil manter a empresa completamente regularizada perante as normas trabalhistas. Como também, essa legislação está em constante mudança, e podem ser diferentes após um tempo.

Essa questão pode ser solucionada com o apoio da RM Consult, temos uma empresa transparente que oferece o serviço de Outsourcing Contábil. Possuímos ferramentas tecnológicas e expertise da legislação, o que traz segurança para sua empresa e ajuda na sua regularização , deixando você focado no seu negócio.

E mais, um processo de admissão de empregados bem estruturado pode ajudar no desenvolvimento organizacional, dar mais tranquilidade e segurança Legal.

Para garantir que tudo seja feito corretamente, solicite apoio dos profissionais da RM Consult. Entre em contrato para conhecer melhor o nosso serviço e entender como podemos auxiliá-los no desenvolvimento do seu negócio!

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