Em tempos em que muito se noticia sobre os recentes acontecimentos de corrupção e lavagem de dinheiro, principalmente, envolvendo grandes organizações privadas brasileiras, desperta, na mente dos empresários, a necessidade de encontrar mecanismos capazes de identificar esse tipo de prática. A auditoria contínua, portanto, é uma das mais poderosas ferramentas para fazer isso.

Uma empresa que investe nesse processo consegue identificar possíveis pontos fracos que podem facilitar a ação dessas pessoas mal intencionadas, bem como verificar se esse tipo de prática já ocorre dentro do negócio. 

Neste artigo, mostraremos o poder que essa ferramenta tem e como é possível implementá-la em seu negócio. Acompanhe!

Os fundamentos da auditoria contínua

A auditoria é um processo muito conhecido nas empresas. Ela visa, especialmente, a analisar os trabalhos, dados e processos gerados em um departamento com o objetivo de encontrar falhas, erros e pontos que podem ser ajustados para conseguir um melhor aproveitamento de todos os recursos disponibilizados, bem como melhorar todos os processos da empresa auditada.

A auditoria contínua, no entanto, é aquela que ocorre com certa frequência e regularidade dentro de um negócio. Trata-se de um procedimento que ocorre continuamente para que a empresa esteja sempre compliance em suas obrigações e evitando possíveis erros e falhas que atrapalham o seu crescimento e desenvolvimento.

A auditoria contínua é uma ferramenta de gestão que também é conhecida como Analytics e visa à avaliação continuada de todos os processos e controles internos, utilizando, para tanto, o cruzamento de dados gerados pela própria empresa, analisando de forma crítica cada uma das informações geradas.

Portanto, o fundamento principal dessa ferramenta é a obtenção de percepções de forma tempestiva e a partir da observação de critérios e gatilhos pré-definidos. Explicando em outras palavras, ela avalia relatórios que contêm dados e indicadores sobre as operações da empresa e verifica aqueles pontos que estão de acordo ou em desconformidade com a lei ou com os princípios da organização.

A implementação nas empresas

A principal dúvida — e o motivo principal — que faz as empresas não implementarem esse processo está ligada às dificuldades que são encontradas na hora de implementar a ferramenta. Muitos empresários entendem a necessidade dela, mas não sabem nem por onde começar.

Afinal, para que a auditoria contínua possa, de fato, surtir efeitos, é necessário ser um grande conhecedor desse tipo de procedimento e saber traçar os planos, bem como a forma como cada um dos departamentos será auditado.

Nesse sentido, é fundamental que você conte com o apoio de profissionais especializados em auditoria interna. Eles saberão, exatamente, como elaborar um plano de auditoria e definirão os pontos que serão auditados, bem como a periodicidade em que isso ocorrerá. Mais à frente, ainda neste artigo, mostraremos como você pode fazer isso utilizando o outsourcing.

A otimização da auditoria contínua pela tecnologia

A tecnologia surgiu para revolucionar totalmente os processos de gestão nas empresas e, consequentemente, a auditoria foi impactada positivamente por ela. Os auditores deixaram de analisar relatórios e documentos manuais e passaram a concentrar seus esforços avaliando os dados gerados a partir de sistemas próprios e de terceiros, como os que são emitidos por bancos, fornecedores e outras pessoas ligadas ao empreendimento.

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Com isso, fica muito mais fácil identificar possíveis falhas. Além disso, a tecnologia otimiza todo o trabalho e torna-o mais ágil, rápido e confiável.

A união da auditoria contínua e externa

Existe uma total sinergia — e união — entre a auditoria contínua e a externa. Inclusive, não é possível separar uma coisa da outra. Diferentemente da ferramenta que estamos estudando neste artigo, a auditoria externa é elaborada por profissionais que estão fora da empresa e geralmente têm objetivos mais específicos, ou seja, podem servir para encontrar erros ou falhas em determinados departamentos.

A auditoria realizada internamente auxiliará os auditores externos a obterem as informações necessárias para a realização do seu trabalho. Além disso, caso a empresa tenha essa ferramenta muito bem estabelecida, ela pode ter a tranquilidade de saber que todos os seus processos estão devidamente regulares, sem temer quaisquer riscos de autuações ou notificações.

Obviamente, isso não exclui a possibilidade de os auditores externos encontrarem alguma falha que precisa ser reparada. Porém, como sua empresa já terá um processo contínuo de verificação e análise crítica, será simples adequar o negócio para evitar multas ou sanções.

Os principais indicadores de uma auditoria contínua

Assim como os processos de auditoria externa, a contínua utiliza uma série de indicadores para medir as informações que são geradas. Eles servem para que a gestão possa mensurar o grau de risco do seu empreendimento, bem como a qualidade dos procedimentos e a segurança que existem neles.

Assim, a auditoria contínua utiliza os seguintes indicadores para embasar suas operações:

• risco de desvios financeiros;
• pagamentos a fornecedores;
• recebimento de clientes;
• movimentação bancária;
• movimentações contábeis;
• processos de contratação de pessoal;
• procedimento de compras, entre outros.

Por fim, é fundamental que a sua empresa conte com uma equipe de outsourcing para auxiliar a manter todos os processos do seu empreendimento dentro dos parâmetros legais, bem como para evitar possíveis pontos falhos que possam facilitar a ação de corruptos que querem utilizar a sua empresa para obter vantagens financeiras indevidas.

O termo outsourcing veio para substituir a velha terceirização. Esse tipo de atividade, diferentemente do antigo conceito, visa a um trabalho mais efetivo, passando para a terceirizada toda a responsabilidade sobre determinado departamento de uma empresa.

Geralmente, as prestadoras de serviço que oferecem outsourcing já têm, em seu quadro funcional, todos os profissionais devidamente qualificados e experientes para lidar com determinado tipo de assunto, nesse caso, a auditoria contínua. Assim, ao contratar esse tipo de atividade, o empresário não necessitará ter gastos com essas pessoas — que, geralmente, são bastante elevados.

Conhecendo bem a auditoria contínua e, principalmente, tendo uma empresa especializada nesse assunto ao seu lado, certamente, você protegerá o seu negócio e poderá ter a tranquilidade de desenvolver sua atividade sabendo que todas as questões legais estão sendo devidamente atendidas.

Gostou dessas informações? Quer conhecer um pouco mais sobre esse assunto? Então, convidamos você a entrar em contato conosco, conversar com um de nossos especialistas e conhecer as soluções que ofereceremos ao seu negócio.