5 certidões fiscais indispensáveis para a sua empresa!

As certidões fiscais são documentos que servem para comprovar a regularidade de uma empresa perante um órgão do Governo Federal, Estadual ou Municipal e, ainda, a outros entes ligados a algumas dessas instituições, como a Justiça do Trabalho, por exemplo.

Quando uma empresa está em dia com suas obrigações tributárias, contábeis e fiscais, suas certidões — na imensa maioria dos casos — podem ser emitidas por meio do portal de cada um desses órgãos. Manter a regularidade fiscal é bem mais que uma obrigação legal, mas, também, uma necessidade para manter o bom funcionamento das atividades empresariais.

Pensando na importância do assunto, nós resolvemos escrever este artigo. Nele, você descobrirá as principais certidões fiscais de que um negócio necessita e suas características básicas. Acompanhe!

1. Certidão de Regularidade Fiscal dos Tributos Federais e da Dívida Ativa da União

Essa certidão é emitida pela Receita Federal do Brasil (RFB) e pode ser obtida de forma muito simples por meio do seu portal na internet. Uma empresa que tem tal documento pode comprovar que está em perfeita regularidade com os seus tributos federais, tais como:

  • PIS/Pasep;
  • COFINS;
  • IRPJ;
  • CSLL;
  • IPI, entre outros.

Além desses impostos e contribuições, os recolhimentos ao INSS também entram para o rol de tributos certificados pela CRF da Receita Federal. Antigamente, o Instituto Nacional da Seguridade Social também emitia seu próprio documento de regularidade para as contribuições previdenciárias. Porém, atualmente, ele é administrado pela RFB, o que facilitou muito a organização por parte dos empresários.

Ter uma certidão de regularidade não significa, necessariamente, que sua empresa não tem nenhum tipo de débito com algum órgão. É possível que ela tenha tributos parcelados e, mesmo assim, consiga acessar esse tipo de documento. Para esses casos, são emitidas as certidões positivas com efeitos de negativa.

Isso implica afirmar que sua empresa está com um débito perante o governo, porém, o valor foi parcelado e está sendo devidamente pago a cada mês. A validade de ambos os documentos deve ser reconhecida por toda e qualquer organização no Brasil. Não pode haver distinção entre uma empresa que tem uma certidão positiva e outra que apenas consegue ter acesso à positiva com efeitos de negativa.

Você verá que essa mesma regra vale para outros tipos de certidões fiscais que mencionaremos ao longo deste artigo. Continue lendo!

2. Certidão de Regularidade Fiscal Estadual e Municipal

No âmbito estadual, também temos as certidões de regularidade que, nesse caso, são emitidas pelas Secretarias de Estado da Fazenda ou, como também são conhecidas, SEFAZ. Esse documento comprova que a empresa está em dia com suas obrigações tributárias acessórias e principais que estão relacionadas aos tributos de competência estadual, tais como o ICMS e o IPVA.

As municipais são emitidas pelas Prefeituras e têm como objetivo comprovar a regularidade fiscal da empresa perante os tributos administrados por esse órgão, podendo destacar, entre eles, o ISSQN e o IPTU.

Em ambos os casos, a metodologia para emissão da certidão fiscal dependerá da deliberação dos próprios órgãos. Atualmente, todos os estados brasileiros contam com sistemas para emissão de certidões de regularidade online.

Entretanto, nos municípios, isso ainda pode ser um pouco mais lento. Afinal, temos, aproximadamente, 5.500 prefeituras no Brasil e nem todas dispõem de recursos financeiros e tecnológicos para a implementação desse tipo de benefício para os seus contribuintes.

Além disso, vale a pena ressaltar que, assim como ocorre nas certidões de regularidade federal, as municipais e estaduais também possibilitam a emissão do documento positivo, mas com efeitos de negativo, possibilitado que uma empresa que tenha parcelamentos em dia possa ter suas certidões.

3. Certificado de Regularidade com o FGTS (CRF)

O CRF é um tipo de declaração que comprova a situação da empresa perante os recolhimentos do FGTS de seus funcionários. Tal documento é gerenciado e emitido pela Caixa Econômica Federal em seu site. Caso a empresa esteja em débito, a própria caixa oferece uma possibilidade de parcelamento dos montantes não recolhidos.

Afinal, o FGTS pode ser entendido como uma poupança que o empregado constituiu enquanto é funcionário de uma empresa. Assim, quando ele é demitido, os valores necessitam estar depositados em sua conta vinculada e, portanto, parcelamentos não são aceitos.

Entretanto, não são apenas os débitos que bloqueiam a emissão dessa certidão. Se a empresa tiver pendências cadastrais ou falta de transmissão de obrigações acessórias, ela também poderá ser bloqueada.

4. Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas (CNDT)

A CNDT é uma certidão que comprova a inexistência de débitos trabalhistas contra uma empresa. Assim como os outros exemplos, esse tipo de documento também pode ser emitido no formato positivo com efeitos de certidão negativsa. Ela era pouco utilizada, porém, a partir de 2012, todos os órgãos brasileiros, no momento de lançar um edital de licitação, passaram a ser obrigados a solicitar esse documento.

A grande vantagem é que a emissão desse documento é bem simples, de modo que ele pode ser facilmente retirado no site do Tribunal Superior do Trabalho, informando apenas o CNPJ e o código de segurança ou CAPTCHA para comprovar que o emissor não é um robô.

Além desses documentos que mencionamos, podem existir outros a serem solicitados por órgãos específicos. Geralmente, essas certidões podem ser facilmente retiradas no próprio site. O mais importante é entender a necessidade de criar uma metodologia de gerenciamento das certidões fiscais. Para tanto, pode contar com o auxílio da tecnologia para fazer o controle de vencimentos.

Além disso, esteja sempre em contato com sua assessoria contábil para verificar possíveis pendências que podem gerar bloqueios em suas certidões.

Por fim, podemos concluir que as certidões fiscais são documentos cruciais para uma empresa e precisam ser gerenciados e controlados com o máximo de atenção, evitando seus vencimentos, bem como, a ocorrência de débitos que gerem esse tipo de bloqueio,.

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