Como fazer uma gestão de folha de pagamento eficiente?

A gestão da folha de pagamento é uma das principais tarefas dentro de uma empresa. Afinal, esse documento carrega as informações de pagamento dos proventos ou descontos legais ocorridos entre os empregados de um negócio. 

Entretanto, apesar da grande importância, em muitos casos, os empresários não dedicam o tempo necessário à gestão dessa ferramenta, colocando suas empresas em risco de sofrer sanções dos órgãos de fiscalização, bem como em dificuldades de administração do negócio. 

Neste artigo, mostraremos como você pode fazer uma boa gestão da sua folha de pagamento. Acompanhe!

Quais são os perigos de não cuidar da gestão da folha de pagamento?

Inicialmente, você precisa entender que a folha de pagamento é um documento obrigatório para todas as empresas que tenham empregados devidamente registrados. Mesmo que você conte com apenas um único colaborador, esse documento já será exigível. 

Apesar de muitos empresários emitirem esse documento, muitos não cuidam da sua gestão, causando grandes prejuízos administrativos e, até mesmo, financeiros para a empresa, quando o problema gera o pagamento de indenizações e multas.

Sendo assim, ao negligenciar a gestão da folha de pagamento, você pode ter transtornos para comprovar o pagamento de proventos aos seus funcionários, tais como: horas extras, adicionais, salários, entre outros. 

Com isso, será aberta certa margem para que um empregado insatisfeito entre com uma ação trabalhista contra a empresa, devendo ela comprovar o pagamento de determinado provento ou benefício reclamado. 

Além disso, uma boa gestão da folha de pagamento proporcionará que você tenha dados mais precisos sobre os gastos que foram efetuados para a manutenção do seu quadro de empregados. 

Como fazer uma boa gestão da folha de pagamento?

Agora que você já sabe o que é a gestão da folha de pagamento e conhece os riscos de não investir nisso, mostraremos algumas práticas simples que, se forem adotadas no ambiente empresarial, contribuirão muito para a gestão desse elemento. Continue lendo!

Controle os registros da jornada diária

O primeiro passo é efetuar os registros das jornadas diárias. Com a nova legislação — que foi denominada de Lei da Liberdade Econômica —, as empresas que têm menos de 20 empregados não são obrigadas ao registro de jornada diária. 

Entretanto, isso deve ser feito por você, mesmo que a Lei não exija a apresentação de tal documento. Ele servirá para que você possa gerenciar as horas trabalhadas dos seus empregados com mais eficiência, evitando o pagamento injusto de horas extras, bem como a realização de descontos equivocados, e para acompanhar de perto os horários de entrada e saída de cada empregado. 

Confira os cálculos das variáveis de pagamento

Também é fundamental avaliar todas as variáveis que interferem no pagamento de cada um dos empregados, principalmente nas empresas que pagam muitos benefícios e adicionais e efetuam muitos descontos em folha. 

Cheque os descontos e deduções

Um dos principais motivos que levam um empregado a efetuar uma reclamação trabalhista contra uma empresa são descontos efetuados em seu recibo de pagamentos. Quando a gestão da folha é feita de forma correta, esse tipo de problema pode ser consideravelmente reduzido. 

Assim, é crucial que você avalie com bastante atenção todos os descontos e as deduções que incidem sobre o salário de cada um dos empregados, evitando que sejam aplicadas reduções salariais equivocadas que, somadas aos meses, podem acumular valores altos e obrigar a empresa a pagá-los acrescidos de multas e juros. 

Faça provisões e o controle de gastos

Se você pensa que a gestão da folha de pagamento serve apenas para evitar o cometimento de erros que podem gerar problemas futuros com órgãos de fiscalização ou com a Justiça do Trabalho, está totalmente enganado. 

A tarefa de gestão que discutimos neste artigo também servirá para melhorar a administração do seu empreendimento. Isso acontece porque você poderá realizar provisões mensais, controlando gastos e analisando dados para fazer provisões de pagamentos futuros. 

Dados e informações deveriam ser considerados como elementos extremamente valiosos em uma empresa, principalmente aqueles que são decorrentes dos funcionários. Isso porque esse custo representa uma grande fatia do faturamento da empresa e negligenciar a sua gestão pode colocar em risco o potencial gerador de lucros desse mesmo empreendimento. 

Conte com o apoio da tecnologia

Atualmente, a tecnologia ganhou um papel de extrema importância no ambiente empresarial, principalmente, quando o assunto é gestão da folha de pagamento. Existem sistemas capazes de fazer todo o cálculo dos proventos e descontos que precisam ser efetuados, bem como a geração de relatórios, a emissão de guias e a impressão dos recibos que serão encaminhados aos empregados. 

Portanto, podemos afirmar que um bom software de gestão é crucial para que a administração dos seus funcionários e da sua respectiva folha de pagamento seja feita com excelência. 

Estabeleça uma rotina para conferência de informações

Por fim, você precisa estabelecer uma rotina para a conferência das informações que serão inseridas na folha de pagamento. Criar procedimentos bem definidos e específicos para esse tipo de atividade evita que alguns trabalhos essenciais deixem de ser feitos, colocando em risco o fechamento da folha. 

Além disso, os funcionários responsáveis por essa tarefa saberão, exatamente, o trabalho que deve ser realizado a cada dia, possibilitando que o gestor saiba o dia exato em que a folha de pagamento estará fechada. 

Além de tomar essas ações, é importante que você também possa contar com uma empresa especializada em folha de pagamento e todos os elementos que circundam essa ferramenta obrigatória dentro de um empreendimento. 

Esse tipo de prestadora de serviços conhece bem todas as exigências que são atribuídas à folha de pagamento de uma empresa, com isso, você não corre riscos de cometer alguns erros devido à falta de conhecimento da Legislação Trabalhista. Além disso, terá todo o apoio e a orientação necessários para executar todas as práticas que mencionamos de forma simples e sem prejudicar o perfeito funcionamento da sua empresa. 

Ao cuidar da sua gestão da folha de pagamento, você proporcionará uma espécie de blindagem do seu empreendimento, evitando que ele fique à mercê da fiscalização ou de algum processo judicial trabalhista movido por um empregado ativo ou desligado. 

Quer saber um pouco mais sobre esse tipo de serviço? Então, entre em contato conosco e converse com nossos especialistas. Teremos um imenso prazer em atender você e ouvir as suas necessidades. 

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