Como implantar uma gestão de processos eficiente?

Se, como gestor, você vem notando que há a necessidade de estabelecer uma nova forma de organizar sua empresa, talvez seja interessante descobrir o que é a gestão de processos.

É necessário evidenciar que cada atividade em um empreendimento deve ser bem-orientada com tarefas objetivas, claras, que agreguem valor para o negócio e, principalmente, para seus clientes.

Por meio da gestão de processos é possível criar esse ambiente onde as tarefas são executadas de maneira a beneficiar o empreendimento e seus consumidores, bem como organizar melhor o negócio, como veremos no texto a seguir!

O que é gestão de processos?

A gestão de processos ou Business Process Management (BPM) é uma metodologia que pode ser utilizada para conduzir atividades dentro da empresa, ultrapassando barreiras entre departamentos, até que ela seja concluída.

É uma metodologia contemporânea, muito eficiente e prática, isso porque, nos dias atuais, raramente uma atividade é realizada por apenas um departamento ou um grupo de pessoas.

Esse é o maior triunfo da gestão de processos, ela é orientada em função das atividades que devem ser realizadas e não de setores ou grupos de pessoas.

Logo, em uma empresa com setores como TI, Vendas, Atendimentos ao Cliente, Marketing, Administrativo, entre outros, por exemplo, as áreas conseguem se relacionar e cooperar na execução de processos.

Vale ressaltar que há uma diferença sutil, mas importante, entre a gestão de processos e a gestão por processos. A gestão de processos sistematiza as tarefas, definindo etapas e buscando a melhoria contínua.

Qual a importância de uma boa gestão de processos?

De modo geral, a gestão de processos diminui a burocracia e aumenta a produtividade na execução de atividades do empreendimento. Isso porque elimina etapas morosas e desnecessárias, permitindo que novas e úteis etapas ou processos de trabalhos sejam implementados.

O melhor da gestão de processos é que ela não é uma metodologia exclusiva para grandes empreendimentos, podendo beneficiar também os pequenos negócios.

Além do mais, a gestão de processos facilita a execução e a condução de processos de todos os tipos, e não só, necessariamente, aqueles que são multidisciplinares.

É possível e recomendado utilizar a gestão de processos em projetos em uma área específica, melhorando o fluxograma de comunicação com o cliente ou ainda otimizando processos administrativos.

De modo prático, com a gestão de processos é possível gerenciar desde a entrada até a saída ou resultado de cada atividade da rotina do negócio.

Quais são as principais características de uma boa gestão de processos?

Existem algumas características muito próprias de empresas e processos que adotam gestão de processos na condução de suas atividades. Abaixo, vamos falar um pouco sobre essas características e benefícios da adoção dessa metodologia.

Melhor aproveitamento do tempo

Empresas que adotam a lógica da gestão de processos como método principal de trabalho conseguem aproveitar melhor o tempo disponível. Isso porque, quando um processo é modelado ou aperfeiçoado, um dos principais pontos planejados é como evitar desperdícios na cadeia de produção.

Sem falar que são estudadas ainda as oportunidades de automação dos processos, melhorando a produtividade de gestores e colaboradores — uma vez que, com a automação de atividades não essenciais, fica mais fácil se concentrar naquilo que é essencial.

Redução de custos de trabalho e melhoria na qualidade de produtos e serviços

Com o aperfeiçoamento na gestão de tempo, a melhoria relacionada aos custos já é assegurada. No entanto, vale acrescentar que a própria forma de trabalho da gestão de processos, aliada à melhoria contínua, torna possível detectar aqueles pontos nos processos em que seja possível otimizar e reduzir custos.

A melhoria contínua, pilar muito importante da gestão de processos, é capaz também de identificar etapas que possibilitem a otimização de modo a resultar em produtos e serviços de mais qualidade.

Otimização do processo de tomada de decisões

Uma vez que a metodologia da gestão de processos se baseia no monitoramento de métricas e indicadores ela possibilita a criação de uma cultura organizacional onde decisões podem ser tomadas com base em dados reais da empresa.

Ou seja, é possível para o gestor, se apoiando em métricas realistas e importantes que mostrem como está a saúde da empresa em tempo real, decidir quais as medidas a serem tomadas para aumentar a eficácia, eficiência e produtividade do empreendimento como um todo.

Assim como a metodologia pode ser aplicada a todas as atividades de uma empresa, de modo individual, ela pode ser aplicada a equipes e também a toda a empresa.

Logo, a tomada de decisões pode ser facilitada para todos no empreendimento ou apenas em algumas tarefas estratégicas.

Retenção de talentos

Com o mapeamento e conhecimento estratégico de todos os processos fica mais fácil alocar profissionais adequados para cada atividade e processo.

Essa medida simples é capaz de aumentar a satisfação e a qualidade do trabalho dos colaboradores, garantindo que eles queiram permanecer na sua equipe.

Como implantar uma gestão de processos eficiente

Para a implantação da gestão de processos é necessário, antes de tudo, estudar e conhecer a arquitetura dos processos do seu empreendimento e, com o auxílio desse processo, mapear e identificar as etapas das atividades executadas pela empresa.

O ideal é fazer isso criando um fluxograma visual com uma sequência lógica que, inclusive, organize os processos da empresa. O ideal é detalhar tudo, desde as atividades mais simples até quais são os insumos necessários para a sua execução.

Após conhecer os processos da empresa, é importante padronizar e uniformizar os serviços e suas formas de execução — mantendo a previsão de resultados, garantindo a qualidade dos produtos e serviços, atribuindo papéis específicos e, portanto, melhorando os resultados.

Com a padronização, torna-se mais tranquilo modelar e transformar os processos que precisarem ser otimizados.

Com a modelagem é possível criar uma representação fiel e visual, que torne mais simples acompanhar o funcionamento dos procedimentos dentro da organização e, então, visualizar os pontos críticos que devem ser acompanhados de perto, principalmente com a ajuda da definição de indicadores.

Como é fácil perceber, a gestão de processos é uma metodologia muito benéfica e que pode ser muito vantajosa para seu empreendimento, indiferentemente às características que ele reúna. Além disso, vale destacar que é fácil implantar essa metodologia no seu negócio.

Se você gostou das nossas orientações e ficou interessado pela gestão de processos, entre em contato com a gente e saiba mais sobre essa solução e outras que podem beneficiar e aumentar a produtividade do seu empreendimento!

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